Tu equipo cruza fronteras. Tu cultura de seguridad también debería hacerlo.
Cada octubre, el Mes de Concientización sobre la Ciberseguridad invita a personas y organizaciones a adoptar medidas prácticas para mantenerse más seguras en el entorno digital. Esta iniciativa nació en 2004, como un esfuerzo conjunto del gobierno de Estados Unidos y el sector privado para acercar los conocimientos y recursos de ciberseguridad a más personas. Más de dos décadas después, sigue siendo una oportunidad para revisar los hábitos que nos ayudan a proteger nuestra información, nuestros entornos de trabajo y nuestros clientes.
En las empresas, esta conversación involucra a todas las áreas. Servicio al Cliente maneja información personal. Ventas administra registros de prospectos y cuentas. Soporte Técnico procesa solicitudes de acceso. Los equipos de Back Office trabajan con documentos y transacciones sensibles.
A medida que las organizaciones reúnen a personas en distintas ubicaciones, idiomas y zonas horarias, estas responsabilidades cotidianas requieren criterios compartidos.
Esto también incluye al talento nearshore. Cuando un equipo trabaja como una extensión de tu negocio, su integración debe contemplar las prácticas que protegen tu operación.
Estas son cinco prácticas esenciales para incorporar a la forma en que tus equipos trabajan juntos.
1. Integra la seguridad desde la incorporación
Sumarse a un equipo implica aprender más que las herramientas y tareas de un cargo. También significa entender cómo manejar la información, reconocer solicitudes sospechosas y pedir ayuda.
Incluye las expectativas de seguridad en el proceso de incorporación, tanto para colaboradores internos como para integrantes del equipo nearshore. Explica cuáles son los sistemas autorizados, cómo se debe compartir la información sensible y a quién acudir cuando algo parezca inusual.
Adapta las indicaciones a cada función. Un representante de Servicio al Cliente necesita conocer los procedimientos de verificación de identidad, mientras que un profesional de Ventas requiere reglas claras para administrar y compartir datos del CRM.
Ponlo en práctica: Entrega a cada nuevo integrante una lista de verificación de seguridad específica para su cargo, con ejemplos de sus responsabilidades diarias.
2. Otorga los accesos que cada función necesita
Un equipo necesita acceso a los recursos adecuados para trabajar de manera efectiva. Define esos permisos según las responsabilidades de cada persona.
Un especialista de Back Office, un agente de Soporte Técnico y un representante de Ventas pueden contribuir a objetivos comunes y, al mismo tiempo, necesitar niveles de acceso muy distintos.
Cuando trabajas con un equipo extendido, incorpora la gestión de accesos desde el inicio de la relación. Define quién aprueba los permisos, cuándo deben revisarse y cómo se retirarán al finalizar una asignación.
Ponlo en práctica: Utiliza cuentas individuales, habilita la autenticación multifactor y revisa los permisos cuando alguien cambie de función o deje el equipo.
3. Verifica las solicitudes sensibles
Un correo urgente, un nombre conocido o un mensaje convincente pueden generar presión para actuar rápidamente. Los colaboradores necesitan procedimientos claros para verificar las solicitudes sensibles antes de proceder.
La Agencia de Seguridad de Infraestructura y Ciberseguridad de Estados Unidos (CISA) recomienda ayudar a los empleados a reconocer y reportar intentos de phishing, incluidos los mensajes diseñados para engañar a las personas y hacer que abran enlaces o archivos adjuntos maliciosos.
Lleva esa precaución a los procesos cotidianos: restablecimiento de contraseñas, cambios en datos de pago, actualizaciones de cuentas y solicitudes de información de clientes.
Los equipos internos y nearshore deben seguir los mismos requisitos de verificación, sin importar quién parezca estar haciendo la solicitud.
Ponlo en práctica: Exige que los cambios sensibles se verifiquen a través de un canal conocido y confiable, en lugar de utilizar los datos de contacto incluidos en el mensaje sospechoso.
4. Mantén la colaboración dentro de los sistemas autorizados
Cuando aumenta la carga de trabajo, enviar un archivo desde una cuenta personal o trasladar una conversación a una aplicación no autorizada puede parecer conveniente. Contar con procesos claros y fáciles de seguir ayuda a evitar esos atajos.
Define dónde deben almacenarse los registros de clientes, cómo se deben compartir los documentos y qué canales deben utilizarse para las solicitudes de soporte y las aprobaciones.
En las operaciones nearshore, los sistemas compartidos también ayudan a conservar el contexto y facilitar la continuidad del trabajo entre compañeros.
Ponlo en práctica: Documenta las herramientas autorizadas para cada proceso y asegúrate de que todos cuenten con los accesos y las indicaciones necesarias para utilizarlas.
5. Facilita los reportes y define cómo escalar los casos
Reconocer un problema solo resulta útil cuando las personas saben qué hacer después.
Ofrece a cada integrante del equipo una forma clara de reportar actividad sospechosa, divulgaciones accidentales de información o comportamientos inusuales en las cuentas. Define quién recibe el reporte, cómo se escalan los casos urgentes y qué sucede fuera del horario habitual.
En los equipos bilingües, proporciona instrucciones que todos puedan comprender y aplicar con confianza. Anima a las personas a comunicar sus inquietudes de inmediato, incluso cuando no tengan certeza de que haya ocurrido un incidente. El Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de Estados Unidos (NIST) incluye tanto la capacitación como el conocimiento de los canales para reportar posibles casos de phishing entre sus recomendaciones para las empresas.
Ponlo en práctica: Crea una guía breve de escalamiento y realiza con el equipo un ejercicio basado en una situación realista.
Construye un equipo que comparta tus estándares
El Mes de Concientización sobre la Ciberseguridad es un buen punto de partida para revisar cómo trabajan en conjunto las personas, los procesos y la tecnología de tu organización. Estas conversaciones deben continuar durante todo el año e incluir a todos los que apoyan tu operación.
En LinkAmerica, nuestros Nearshore Labor Services conectan a las empresas con talento bilingüe altamente calificado en América Latina. Desde Servicio al Cliente y Soporte Técnico hasta Ventas, Back Office y Optimización de Procesos, nuestros equipos están diseñados para trabajar como una extensión de tu negocio.
Construir esa relación implica alinear responsabilidades, comunicación y procesos desde el comienzo. Tus expectativas de seguridad también deben formar parte de esa conversación.
¿Buscas ampliar tu equipo? Conversemos sobre cómo los Nearshore Labor Services de LinkAmerica pueden apoyar tu operación.